Stagiaires de fin d'année : gratification, convention, limites légales

Un stagiaire qui arrive en novembre pour six semaines ? Pas de gratification, le stage fait moins de deux mois. C'est le raisonnement le plus courant, et c'est là que ça se joue : le compteur des deux mois ne se remet pas à zéro entre deux stages.

La loi parle de deux mois, mais elle ne les mesure pas sur un calendrier. Elle les traduit en heures de présence effective : un mois vaut 22 jours de présence, un jour vaut 7 heures.

Un stage de dix semaines à trois jours par semaine reste sous le seuil : 30 jours, 210 heures. Un stage de neuf semaines à temps plein le franchit : 45 jours, 315 heures. Ce sont les heures qui décident, pas la durée affichée sur la convention.

Voici le point que la plupart des services RH découvrent trop tard. Le seuil s'apprécie par année d'enseignement et par organisme d'accueil, pas par stage. Les périodes s'additionnent, même séparées de plusieurs mois.

Concrètement : un étudiant fait six semaines chez vous en mars. Il revient en novembre pour six semaines. Deux conventions distinctes, deux stages courts mais une seule année d'enseignement. Les heures se cumulent, le seuil des 308 heures est franchi, et la gratification est due.

L'année d'enseignement chevauche l'année civile. Un stage de décembre et un stage de mars appartiennent donc à la même période de référence, alors qu'ils tombent sur deux exercices comptables différents. C'est précisément ce décalage qui rend les stages de fin d'année plus risqués que les autres.

Le plafond horaire de la Sécurité sociale est passé à 30 € au 1er janvier 2026. La gratification minimale, fixée à 15 % de ce plafond, suit :

Deux réserves. Votre convention collective peut imposer un montant supérieur ou un seuil de déclenchement plus court l'industrie pharmaceutique déclenche la gratification dès un mois. Et si vous versez plus que le minimum, seule la fraction au-delà de 4,50 €/h entre dans l'assiette des cotisations, la cotisation AT-MP restant due dans tous les cas.

Un stage est une période de formation. Dès qu'il devient un poste de travail déguisé, le juge peut le requalifier en CDI avec rappel de salaire, indemnités de rupture et régularisation de cotisations à la clé.

Deux plafonds à surveiller également : six mois maximum par année d'enseignement et par organisme, et un quota de stagiaires proportionnel à votre effectif 15 % au-delà de 20 salariés, trois stagiaires en dessous.

1) Avant de signer, demandez si l'étudiant a déjà été accueilli chez vous cette année d'enseignement. Une question, dix secondes, et vous évitez le rattrapage.

2) Comptez en heures, pas en semaines. Tenez le décompte de présence dès le premier jour : c'est la seule pièce qui vaudra en cas de contestation.

3) Inscrivez le montant dans la convention, même quand la gratification n'est pas obligatoire. Un versement volontaire non formalisé se retourne facilement contre l'employeur.

Accueillir un stagiaire n'a rien d'une formalité administrative : c'est avant tout une question de méthode. Compter en heures et non en semaines, vérifier l'historique de l'année d'enseignement, formaliser le montant dans la convention et transformer ces obligations en une expérience qui donne envie de revenir.

Mais parfois, la fin d'année se resserre. Il faut alors sécuriser plusieurs conventions en même temps, rattraper une situation qui a dérapé, ou cadrer une politique de stages qui s'est construite au fil des demandes. Et c'est là qu'on entre en jeu :

Autrement dit : vous gardez la main sur vos recrutements, on vous aide à les sécuriser.